マンションの取締役会である理事会を支えます

会社の舵取りをしていく取締役会。 マンションの理事会はいわば、マンションの取締役会です。 私たちは理事の皆様を支える秘書として円滑な理事会運営をバックアップいたします。日常のお仕事に加えて、休日や夜にマンションの理事としてのお仕事をしていくことは時間的も労力も負担が掛かるものです。また多くのマンションでは、理事の任期は1年。毎年理事が交替する中で、時間をかけて解決すべき課題に継続して取り組んでいくためには、管理会社の担当者の手厚いフォローが欠かせません。
私たちは理事の皆様の秘書役として皆様を支えてまいります。

お客様のベストソリューションは何か?~BS会議

大和ライフネクストの社内会議に「BS(ベストソリューション)会議」と言う名前の会議があります。これはリビングコーディネーター(マンション担当者)、その上司、課長、またフロントマネージャー(管理員)などが集まり、一つひとつのマンションについて、お客様が要望されていることには何があるか、また管理会社というプロの目から見て、このマンションに今後必要なのはどのような方策か、などについて話し合う会議です。日常管理上の課題はもちろんのこと、将来を見越した上で、今から検討を進めなければならない課題や、他のマンションの事例から見て、このマンションでも検討すべき課題などを話し合うのです。まさにお客様にとっての「ベストソリューション」を検討していくための大事な場なのです。

各種業務支援システム

大和ライフネクストが管理するマンションは2,000棟以上あります。その一つひとつは違っていても、共通する課題や他でも応用できる事例も豊富にあります。もしもこの2,000棟が1人の担当者が担当していれば、そのような課題や事例の共有は簡単かもしれませんが、数百名を超える担当者の間で共有するためには、データベースシステムなどの助けが必要です。大和ライフネクストでは各建物の基本情報(戸数、管理形態、設備などの状況)はもちろん、そのマンションで発生したトラブルや事故についての対応履歴や処置の結果についてもデータベースに登録し、社内で共有できるしくみを作っています。管理規約や使用細則なども類型化され、雛形が作成されているので重要な条文などの抜け落ちも防ぐことができます。また全建物の管理規約、使用細則、重要事項説明書などがデータとしてストックされ、キーワードでの検索もできるようになっています。1人の担当者の経験では補いきれない知識やスキルをナレッジとして共有できるしくみを作っています。

お客様アンケート

お客様の評価を数値化し、見える化することはとても大事なことです。そのために重視しているのがお客様の満足度を直接伺う各種アンケートです。
代表例は「理事アンケート」。これは各マンションの理事の皆様が任期を終了された際に、当社のフロントマネージャー(管理員)やリビングコーディネーター(マンション担当者)の対応や、その他のサービスの提供についての評価を伺うものです。忌憚のないご意見をお寄せいただき、それをデータベース化することで更なる品質向上に活かしています。