臨時総会 -開催方法と事前準備-

開催の流れ

臨時総会開催の決定

臨時総会の招集ができるのは「理事長」です。理事長が召集せず、ほかの区分所有者の方が臨時総会を招集したい場合は、組合員総数の5分の1および議決権総数の5分の1以上にあたる組合員の同意を得るなどの手続きが必要になります。
例えば、大規模修繕工事などの決議や管理規約の改定など、検討期間の長くかかる議案では、通常総会ではなく臨時総会の開催が必要になる場合があります。このような場合は、原則として理事長に臨時総会の開催をお願いしております。

総会案内の配布・発送 ≪総会2週間前まで≫

少なくとも総会を開く日の2週間前までに、組合員に通知を発しなければなりません。
※会議の目的が建て替え決議であるときは2ヶ月前までに行う必要があります。

出欠票・委任状の集計確認 ≪総会3日前まで≫

総会成立要件、各議案の可決要件を満たしているか確認します。

成立要件
議決権総数の半数以上を有する組合員が出席しなければならない。

可決用件
【普通決議】出席組合員の議決権の過半数で決する
【特別決議】組合員総数の4分の3以上および議決権総数の4分の3で決する

特別決議が必要な議案
(1)規約の制定、変更または廃止
(2)共用部分の重大変更
(3)義務違反者に対する専有部分の使用禁止および区分所有権の競売請求、義務違反の占有者に対する契約解除と引渡しの請求
(4)建物の価格の2分の1を超える部分が滅失した場合の滅失した共用部分の復旧

臨時総会当日 ≪当日≫

総会の進め方は、基本的に通常総会と同様です(※)
通常総会のシナリオサンプルをご参照ください。

総会シナリオサンプル

※一部、通常総会とは異なる部分がございます。詳しくはマンション担当(リビングコーディネーター)へお尋ねください。

議事録の作成・議長としての署名押印 ≪総会1週間後≫

議事録には、議事の経過の要領およびその結果を記載します。 書式は「総会議事録サンプル」をご参照ください。

総会議事録サンプル

総会に出席した組合員の議事録への押印 ≪総会2週間後≫

議長は議事録を作成しなければなりません。また、議長のほか総会に出席した組合員2名が署名押印しなければなりません。

 

議事録原本の保管 ≪総会3週間後≫

理事長は、議事録を保管し、組合員または利害関係人の書面による請求があったときは、議事録を閲覧させなければならない義務があります。


【ご注意】
上記の流れは一例です(マンション標準管理規約(単棟型)を基準にしております)。
マンションごとに記載が異なりますので 詳しくはご自身のマンションの管理規約集をご確認ください。