会計業務支援

マンションの建物を維持管理し、管理組合の活動を円滑に進めるためにの財政基盤が、毎月お支払いいただく管理費です。管理費の金額は必要なコストから積み上げて計算されており、その額には予備費はあまりありません。したがって全員からきちんと管理費を徴収し、必要な支払いを正確に行い、そのことをしっかりと記録に残すマンション会計の業務は健全なマンション財政を支えるとても重要な業務です。

安全に透明性高く管理する仕組み

各種ご支援・様々な改善のご提案

安全で安心できるマンション管理組合会計業務を支えるしくみ

相互牽制を徹底しています

マンション会計部は独立した部門です。
管理組合を担当している営業拠点の担当者は、管理組合のお金を動かすことができません。
また、会社の経理部門とも別組織になっていますので、影響されることもありません。

 

管理費等の保全措置を取っています

当社は保証機構に加入していますので、万が一の場合でも、管理組合にリスクがおよばないようにしています。
また、管理費等は直接、管理組合口座に入金される仕組みをとっています。

ISO9001の認証を取得しています

ISO9001

会計業務が、正確・確実に実施されていることを客観的に判断していただくために、ISO9001の認証を取得しています。

会計業務だけの受託も承ります

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総合管理だけでなく、会計業務だけでも管理を承っています。

資金管理部門

通帳を厳重に保管しています

管理組合からお預りしている通帳は、すべて当社金庫室内の耐火キャビネットに保管しております。
また、金庫室内は資金課員以外は入室できないようにし、入出庫の履歴管理、定期的な管理状況の確認、毎月の保管通帳の現物確認など厳格な管理を行っています。

管理組合の資産を健全に管理します

支払業務は一部の契約に基づく支払いを除き、原則管理組合からの指示と請求書に基づき、支払いを行います。

 

管理組合法人化の際の手続きを支援します

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様々な事情により、管理組合を法人化されることがあります。
当社では、司法書士をご紹介し、設立登記手続きをご支援いたします。
また、理事長交代の際の変更登記も同様にご支援することが可能です。

管理事務室による現金取り扱い廃止に取り組んでいます

ASKUL

管理組合で購入する備品等は、手元の現金で支払う必要がありました。
当社では、管理事務室にてアスクルへ発注ができる環境を準備し、煩雑な現金管理を避けるご提案を行っています。

一方で、管理事務室には、様々なお金が集まってきます。
来客用駐車場使用料やゲストルーム使用料などがあると思いますが、その際に現金を受領し管理するだけでなく、釣銭の準備なども必要になります。
当社では、交通系カードやEdy,nanacoなどの電子マネーでの収納をご提案し、管理事務室の現金取り扱い廃止をご提案しています。

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※「WAON」は、イオン株式会社の登録商標です。
※「nanaco」は、株式会社セブン・カードサービスの登録商標です。
※「楽天Edy(ラクテンエディ)」は、楽天グループのプリペイド型電子マネーサービスです。
※「iD」ロゴは、株式会社NTTドコモの登録商標です。
※交通系ICカードとは「Kitaca」「Suica」「PASMO」「TOICA」「manaca」(マナカ)」「ICOCA」「SUGOCA」「nimoca」「はやかけん」の総称です。
※「Kitaca」は、北海道旅客鉄道株式会社の登録商標です。※「Suica」は、東日本旅客鉄道株式会社の登録商標です。
※「PASMO」は、株式会社パスモの登録商標です。
※「TOICA」は、東海旅客鉄道株式会社の登録商標です。
※「manaca」(マナカ)」は、株式会社名古屋交通開発機構及び株式会社エムアイシーの登録商標です。
※「ICOCA」は、西日本旅客鉄道株式会社の登録商標です。
※「SUGOCA」は、九州旅客鉄道株式会社の登録商標です。
※「nimoca」は、西日本鉄道株式会社の登録商標です。
※「はやかけん」は、福岡市交通局の登録商標です。
※「Visa」は、ビザ・ワールドワイドの商標、もしくは登録商標です。
※「MasterCard」は、MasterCard International Incorporatedの商標、もしくは登録商標です。

 

管理組合(理事長等)の支払承認の利便性向上

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管理組合からの支払いには、銀行印の捺印が必要となるケースが多くあります。
「e承認サービス」という仕組みを導入することにより時間や場所に捉われず、スマートフォンやパソコンで承認することで手続きが完了となります。
振込手数料も、窓口で振込依頼するより安価となるメリットもあります。

決算管理部門

様々な収益事業の形態を取り扱っています

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収益事業にあたる収入を分類し、それに掛かる必要経費などを整理し、事業を行う管理組合へ情報提供ができる仕組みを構築しています。
手続きは管理組合にて直接行っていただく必要があるため、安心して手続きができるように当社にて税理士のご紹介取次ぎも行っています。

収納管理部門

管理費等の請求内容をWEBでご確認いただけます

当社が管理受託しているマンションの管理費等をお支払いいただいている全てのお客様に請求明細をWEBで閲覧および印刷できる環境の提供を開始しています(2020年7月分より)。
《サービスの特徴》
・パソコンやモバイル端末(スマートフォン・タブレット)から毎月の管理費等の請求書をいつでも閲覧いただくことができます。
・請求書は、利用登録時に設定いただいたメールアドレスへお知らせをお届けします。
・請求書としてPDFファイルによる保存、印刷をすることができます。
請求書WEB照会(ログイン画面)


管理費等をクレジットカードでお支払いいただけます

お客様がご自身が選択されたクレジットカードが使用可能です。
注:一部の管理組合のみご利用いただけます。

管理費等の口座振替手続きのスピード対応を進めています

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お客様がご希望される金融機関をご利用いただけるよう、SMBCファイナンスサービス株式会社と提携しています。
お手続きにつきましては、担当部署より書類送付やホームページから書面のダウンロードのほか、
WEBからお手続きいただくことによってよりスピーディに引落口座をご登録いただけます。WEBのご利用は口座名義が個人のお客様に限られます。
詳しくは以下ご参照ください。
管理費等口座振替手続き

滞納管理部門

管理費等の滞納者対策を徹底して行います

督促支援・補助業務(注)は、専任の収納サポート課が滞納解消まで無期限で行います。 
注:弁護士や法律上認められた者以外の者が、債権者の代わりに債権回収業務を行うことは、弁護士法により禁じられています。
 

 

コンビニによる管理費等お支払いも可能です

払込票

滞納者に対し、口座振替や振込を促すだけでなく、コンビニでの払込票をお送りして、お支払いいただくことも可能です。

区分所有者の皆様の相続対策も支援しています

高齢化社会となり、マンションの区分所有者も高齢化が進んでいます。相続が進まないことや、相続人が存在しないケースも増加しています。
当社では、そのようなケースでも管理組合をご支援するメニューを準備しています。

相続人調査
所有者がお亡くなりになった場合に、戸籍上の相続人の存否、存在する場合は相続人の氏名・住所を弁護士が調査します。
(調査の結果、相続人が判明しない場合もあります。)
相続手続支援
相続人がいる場合、弁護士から連絡をして相続手続や滞納管理費等の精算を促します。
相続人から希望があったときは、管理組合の承諾を前提に相続手続代行も当該弁護士にて行います。
成年後見制度手続の依頼も可能です。
相続財産管理人 選任審判申立て
相続人が存在するかどうか明確でない場合、相続財産管理人の選任を弁護士が家庭裁判所に申立てします。
相続財産管理人は相続人や相続人の債権者などを探し出すまでの間、相続人の代わりに相続財産を管理し、滞納管理費等の精算につなげることが可能となります。

これらの業務は全て弁護士に依頼していただきます。費用は有料となり、それぞれの依頼内容により異なります。

【参考】管理費等の滞納に関する豆知識

特定承継人の責任について

管理費等の滞納が発生した際に、その対策を講じる前に知っておくべき知識の最たるものが「特定承継人の責任」です。
管理費等という債権に対して、管理組合が事前に保全策を講じることが困難であることは、ご承知の通りです。
しかしながら、この「特定承継人の責任」は、管理組合にとって最大の武器であり、最終局面に大きな力を発揮するものです。
分譲マンションのような区分所有建物は、いくつかの法律の元で運営されます。その法律の一つに「建物の区分所有等に関する法律(通称:区分所有法)」があります。その第8条に『特定承継人の責任』という条項があり、支払えない・支払わない区分所有者がいても、所有権が移転した場合には、新しい区分所有者に滞納管理費等を請求できるという主旨になります。
管理組合の収入は、区分所有者等が納付する管理費等で財政を賄っています。滞納している管理費等を回収するには、費用と時間、労力が必要ですが、この法律があるので他の債権者が競売をしていただくことや、滞納者が自己破産した結果として競売を申し立てられ落札された場合、売買、相続、贈与等が原因となって所有権が移転しても、管理組合は「待っている」ことで、滞納管理費等を回収することが可能となります。

 

なお、駐車場使用料や水道使用料等の受益者負担の費目については、特定承継人の責任に含まれるか否か争いがあります。また、本来の債権者は管理組合ではない町会費等は特定承継人の責任に含まれないと解釈されていますので、ご注意ください。

時効について

令和2年の民法改正で、管理費等の請求権の消滅時効は5年となると確定しています。
管理費等は、区分所有者である限り毎月発生しますので、請求月毎に時効のカウントは異なります。一度に滞納管理費等の全てが時効になるわけではありません。
当社では、時効の完成を避けるための提案もさせていただきます。

配当要求について

管理費等の滞納が生じている住戸に対し競売が申し立てられた場合には、裁判所から当社に調査依頼があります。
管理組合は債権者として「配当要求書」を裁判所に提出し、落札された代金から優先債権への弁済を終えた後の剰余金の配当を受けることが可能です。
ただし殆どの場合、優先債権(抵当権の設定がある債権や租税公課の滞納)が落札金額を上回りますので配当があることはまれです。
なお、管理規約において理事長が理事会の決議を得て、法的手続きを執ることができる規定がない場合には、総会での決議が必要ですので、事前に管理規約の改正を行うことをお勧めします。

法的手続き(通常訴訟等)について

管理費等の滞納者に対して、法的手続きを執らねばならない場合があります。
法的手続きには、各々費用が発生します。費用も請求することは可能ですが、もっとも重要で慎重に検討すべきことは、その法的手続きの目的です。
勝ち・負けという概念では、管理費等を滞納していることに疑義はありませんので、管理組合は勝訴しますが、支払えない、あるいは支払わないとしている滞納者の殆どが、滞納管理費等を支払うことはありません。
法的手続きを執る目的は、以下の通りです。
①時効の中断
②管理組合(理事会)の業務履行
③滞納者に対しての圧力
④債務名義(判決や和解調書)を得て、次の強制執行の礎とする
*法的手続きについては、弁護士に委任することが必要です。弁護士法第72条において、回収業務は債権者自ら(=管理組合)か弁護士しか行うことができないという主旨です。

法的手続き(強制執行)について

管理組合は前述した債務名義を元に、滞納者の資産を差し押さえて換金することにより、滞納管理費等を回収することが可能です。それを強制執行と呼びます。
資産としては、室内にある電化製品や家具、宝飾品、車等の動産や、預金や給与といったものがあります。
しかしながら滞納者には、債務名義で取得した債権額を上回る資産が無い事が殆どです。
その場合には、強制執行は行われず、費用も戻りません。
また、令和2年の民事執行法の改正において、「財産開示手続」の申立をした際に、債務者(滞納者)が応じない場合、改正前は罰則は無いに等しかったのですが、刑事罰が科せられることになりましたので、事案の内容によっては解決手段の一つになる可能性があります。

区分所有法 第59条に基づく競売について

前述した「特定承継人の責任」と共に、区分所有法第59条に基づく競売申立は、管理組合にとって有効な回収手段と考えられます。
訴訟等の結果、判決等の債務名義を取り通常の不動産競売を申し立てても、多くの場合には無剰余(抵当権残高や租税公課の滞納分が競売の基準価格より多いため)で取り消されてしまいます。
そこで、検討するのが「59条競売」です。
この「59条競売」は、それ以外に回収の術がないことを裁判所に認めさせることが必要で、まずその為の訴訟を提起する必要があります。その訴えが認められるハードルは低くはありませんが、認められれば競売を申し立てることが可能となり、無剰余であるとしても競売手続きは進んでいきます。
ただし、掛かった費用の多くが戻らないことを覚悟しなければなりません。管理組合の財政の礎となる管理費は組合員が納入した大切なお金です。費用対効果を鑑みて慎重に検討することが求められます。

管理組合の法人化について

時代の変化と共に、管理組合という組織も、各方面から注目される要素が多くなってきました。その一つに、管理組合の法人化という事象があります。
ここでは、法人化の必要性が生じている2つの事象を説明します。

①管理組合が競売を申し立てる場合
管理組合は、『権利能力なき社団』と位置づけられています。ここ数年、法務局の登記官から『権利能力なき社団』が登記申請人にはなれないと指摘され、今や全国に広がっています。
競売を申し立てると、差押登記をすることになりますが、上述したとおり「管理組合」名では認めてくれず、管理組合を法人にして申請するか、理事長の個人名で申請するように指示されます。

②管理組合が代位登記をする場合
日本は超高齢社会になっています。区分所有者が亡くなるケースが増加するのは、止めようがありません。
あわせて、相続が決まらない、相続人が出てこない、相続人が相続放棄をするなど、想定できない事も往々にしてあります。
ここでは、相続人がいても、相続手続きをせずに管理費等も支払わないことが事象としてあり、その場合には債権者である管理組合が相続登記をする事態となります。その登記をする行為を「代位登記」と呼び、前述したのと同様に申請人にはなれないという事になります。
これらは、理事長個人名での登記も可能ですが、本来は管理組合という組織が行うことであり、理事長の精神的な負担等を鑑みると、法人化を選択されるべきと思料します。