マンションの取締役会である理事会を秘書役として支えています

会社の舵取りをしていく取締役会。マンションの理事会はいわば、マンションの取締役会です。私たちは理事の皆様を支える秘書として円滑な理事会運営をバックアップいたします。
マンションの理事役はいわばボランティアです。日常のお仕事に加えて、休日や夜に理事としての仕事をしていくことは時間的も労力も負担が掛かるものです。また多くのマンションでは理事の任期は1年。毎年理事が交替する中で、時間をかけて解決すべき課題に継続して取り組んでいくためには、管理会社の担当者の手厚いフォローが欠かせません。私たちは理事の皆様の秘書役として皆様を支えてまいります。

担当者が語るサービス

ご提案の前には必ず「現場会議」を行っています

グループの各マンションプランナー(マンション担当者)とともに、管理組合の方々の課題や不満を解決していくのが主な業務になります。日々の業務で気を付けているのは、理事会や総会で意見が対立した場合に、どのようにしたら皆さんが納得できるような結論・解決策を導き出すことができるかということです。マンションを少しでもよくしたいと考えているのはお住まいのどなたも同じ思いなので、そのお気持ちをできる限り汲み取っていけるように心がけています。どうしても意見がまとまらないときには、「ひとつ屋根の下ですから」というマジックワードを使って何とか意見をまとめています(笑)。また、組合活動に関心のないお客様に対して、どのようなアプローチをとればよいのかがしばしば課題になります。最近は「無関心層」がだんだん増えているように感じますね。対策としては例えば、総会と同じ日に住民懇親会などのコミュニティのイベントを行うことで、総会への出席率を上げる工夫などをしています。また任期交替で新たな理事の皆さんで始めて理事会を開いた際には、お住まいのマンションの共用設備見学会を開いたりします。多くの方は自分のマンションの給水設備や屋上などはご覧になったこともありませんので、皆さん「面白い」と言ってくださいます。その後の理事会で設備の修繕工事の話をする際も「先日ご覧いただいたあの設備です!」と説明すると、理事の方々にとってもわかりやすいようです。こんなことをきっかけにして、少しでもご自身のマンションについての関心が高まるきっかけになればいいなと思っています。当社から管理組合様へご提案を差し上げる際は、事前にそのマンションの管理員、マンションプランナーとともにマンションの「現場」で会議を開くようにしています。そうすることで机上の空論ではなく現場視点での意見やアイディアが出やすいのです。多くのマンションでは理事長・理事の任期は1年です。理事の方が交代される際には、1年間お世話になっただけに、やはり名残惜しく思ってしまいます。そんな元理事の方が、数年後の総会で助け船を出してくださることもあり、感謝の気持ちとともに、とても温かなうれしい気持ちになります。マンション管理会社は何をしているかが見えにくいと思いますし、実際、裏方としてマンション管理を支えるため、目立たない仕事が多いです。しかし、マンションに住んでいる人が少しでも住みやすくなるようにという熱意は常にありますし、管理組合の方々、入居者の方々と一緒にマンションをよくしていきたいという気持ちで日々の業務を行っています。お客様に私達の仕事に対して少しでも関心を持っていただけたら嬉しいですね。

サービスを支えるしくみ

・ベストソリューション会議

お客様にとってのベストソリューション(最善の解決手段)について話し合う社内会議。
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・ナレッジマネジメント

社内の情報管理データベースシステムで各マンションの情報やご対応履歴を管理する情報管理・共有のしくみ。
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・お客様アンケート

理事アンケート、緊急対応アンケートなど、お客様の満足度を直接伺い、それをデータベース化することで更なる品質向上に活かすしくみ。
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・プレゼンテーション大会

お客様の前でわかりやすい説明ができるように、社員どうしでプレゼンテーションの工夫やコツを競う社内イベント。
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