理事長向けお役立ち知識

理事長の役割って何だろう?

居住者のマナーについてどう考えたらよいだろう?

  1. 生活騒音について

  2. ペットの飼育について

  3. 自転車置場について

個人情報保護と管理組合活動の関係は?

大規模修繕工事に向けて知っておきたいこと

大切な管理組合の資産をどう運用したらよいだろう?

管理組合と災害への備え

理事長の役割って何だろう?

■理事長

第38条 理事長は、管理組合を代表し、その業務を統括するほか、次の各号に掲げる業務を遂行する。

2 理事長は、区分所有法に定める管理者とする。

マンション標準管理規約(単棟型)及び同コメント(平成29年8月29日 国住マ第33号)

理事長は他の理事の方々とは異なる役割があります。
「マンション標準管理規約」の内容を確認しながら、代表的なものをご紹介します。

※本ページに掲載している管理規約の条文は、国土交通省 マンション標準管理規約(単棟型)及び同コメント(以下、「標準管理規約」)から引用しています。
マンションにより記載が異なる場合がありますので、必ず自マンションの管理規約集をご確認ください。

 

❶総会の招集とその議長

■総会

第42条 管理組合の総会は、総組合員で組織する。

2 総会は、通常総会及び臨時総会とし、区分所有法に定める集会とする。

3 理事長は、通常総会を、毎年1回新会計年度開始以後2ケ月以内に招集しなければならない。

4 理事長は、必要と認める場合には、理事会の決議を経て、いつでも臨時総会を招集することができる。

5 総会の議長は、理事長が務める。

 

(標準管理規約)

臨時総会の招集ができるのは「理事長」です。
理事長が招集せず、他の区分所有者の方が臨時総会を招集したい場合は、組合員総数の5分の1以上及び議決権総数の5分の1以上の組合員の同意が必要になります。
例えば、大規模修繕工事などの決議や管理規約の改正など、工期や改正などのタイミングによっては、通常総会ではなく臨時総会の開催が必要になる場合があります。このような場合も、原則として理事長が臨時総会を開催します。
総会の議長は理事長が務め、総会開催前には、総会の成立要件を満たしていることの宣言などが必要です。具体的な議事進行に関しては、担当者にてサポートさせていただきます。

関連ページ

通常総会 -準備と当日の進め方-

臨時総会 -開催方法と事前準備-

❷会計報告

■会計報告

第59条 理事長は、毎会計年度の収支決算案を監事の会計監査を経て、通常総会に報告し、
その承認を得なければならない。

 

(標準管理規約)

通常総会では、理事長は収支決算案の承認を得ることが必要です。年1回開催される通常総会で承認を得るために、必ず決算案を上程します。
大和ライフネクストでは、任期中は毎月、月次収支報告の書類をお渡しいたしますので、必ずご確認いただきますようお願いいたします。

関連ページ

管理組合会計

❸書類の保管

■議事録の作成、保管等

第49条 総会の議事については、議長は、議事録を作成しなければならない。

2 議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、議長及び議長の指名する2名の総会に出席した組合員がこれに署名押印しなければならない。

3 理事長は、議事録を保管し、組合員又は利害関係人の書面による請求があったときは、議事録の閲覧をさせなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。

4 理事長は、所定の掲示場所に、議事録の保管場所を掲示しなければならない。

 

(標準管理規約)

■帳票類の作成、保管

第64条 理事長は、会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿及びその他の帳票類を作成して保管し、組合員又は利害関係人の理由を付した書面による請求があったときは、これらを閲覧させなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。

 

(標準管理規約)

理事長が保管しなければならない書類は、総会の議事録、決算書類など多岐に渡ります。

大和ライフネクストでは、紛失や破損、汚損などを防ぐためにも、原則として管理事務室に保管していただくことをお願いしております。
理事長に選任されましたら、過去の書類をご確認いただくとともに、任期満了後は次期理事長へ引き継ぎをお願いいたします。

 

❹理事長名義の預金口座

■預金口座の開設

第62条 管理組合は、会計業務を遂行するため、管理組合の預金口座を開設するものとする。

 

(標準管理規約)

管理組合の口座は、理事長または会計担当理事等の名義にしていただくことが必要です。
大和ライフネクストの管理マンションでは、通帳は大和ライフネクストにて保管させていただいておりますが、印鑑は理事長や会計担当理事等に保管をお願いしております。

 

❺訴訟追行権

■管理費等の徴収

第60条 管理組合は、第25条に定める管理費等及び第29条に定める使用料について、組合員が各自開設する預金口座から口座振替の方法により第62条に定める口座に受け入れることとし、当月分は別に定める徴収日までに一括して徴収する。ただし、臨時に要する費用として特別に徴収する場合には、別に定めるところによる。

2 組合員が前項の期日までに納付すべき金額を納付しない場合には、管理組合は、その未払金額について、年利○%の遅延損害金と、違約金としての弁護士費用並びに督促及び徴収の諸費用を加算して、その組合員に対して請求することができる。

3 管理組合は、納付すべき金額を納付しない組合員に対し、督促を行うなど、必要な措置を講ずるものとする。

4 理事長は、未納の管理費等及び使用料の請求に関して、理事会の決議により、管理組合を代表して、訴訟その他法的措置を追行することができる。

 

(標準管理規約)

管理費等に未収が生じた場合で、訴訟を提起される場合は、管理規約により理事長があらかじめ訴訟追行権を有しているため、理事長のお名前で訴訟を提起していただくことになります。
 

■理事長の勧告及び指示等

第67条 区分所有者若しくはその同居人又は専有部分の貸与を受けた者若しくはその同居人(以下「区分所有者等」という)が、法令、規約又は使用細則等に違反したとき、又は対象物件内における共同生活の秩序を乱す行為を行ったときは、理事長は、理事会の決議を経てその区分所有者等に対し、その是正等のため必要な勧告又は指示若しくは警告を行うことができる。

2 略

3 区分所有者等がこの規約若しくは使用細則等に違反したとき、又は区分所有者等若しくは区分所有者等以外の第三者が敷地及び共用部分等において不法行為を行ったときは、理事長は、理事会の決議を経て、次の措置を講ずることができる。
 一 行為の差止め、排除又は原状回復のための必要な措置の請求に関し、管理組合を代表して、訴訟その他法的措置を追行すること
 二 敷地及び共用部分等について生じた損害賠償金又は不当利得による返還金の請求又は受領に関し、区分所有者のために、訴訟において原告又は被告となること、その他法的措置をとること

以下、略

 

(標準管理規約)

理事長の訴訟追行権は、管理費等に未収が生じた場合だけでなく義務違反者に対する措置として訴訟を提起する場合も同様です。
 

居住者のマナーについてどう考えたらよいだろう?

出典:マンション総合調査(国土交通省)

概ね5年に一度発表される国土交通省による「マンション総合調査(2018年調査、2019年4月公表)」によると、居住者間のマナーをめぐるトラブルが55.9%と最も多く、次いで建物の不具合(具体的内容は水漏れ、次いで雨漏り)が31.1%、費用負担に係るもの(具体的内容は管理費等の滞納)が25.5%となっています。

居住者のマナーの中では、生活音が38.0%と最も多く、次いで違法駐車・違法駐輪が28.1%、ペット飼育が18.1%となっています。
 

生活騒音について

マンションは床・天井・壁を隔てて多くの方が生活している構造上、騒音問題を全くなくすことは非常に困難です。生活騒音としてとらえることのできるものには主に次のようなものがあります。

  • 家庭用機器からの騒音

    深夜に使用する場合、音が小さくても問題になることがあります。
    (例)洗濯機、乾燥機、掃除機などの音

  • 家庭用設備、住宅構造面からの騒音

    音が小さい場合でも、住宅の壁などを通じて音が伝わることがあります。
    (例)空調機、給湯器、バス・トイレの給排水、ドアの開閉音など

  • 楽器、音響機器からの音

    同じ機器であっても、設置位置、住宅構造により外に漏れる音の大きさは異なります。
    (例)ピアノ、テレビ、オーディオ機器などの音

  • 生活行動に伴う音

    人の行動によって発生し、加害感が少ないことで問題の解決が長引くことが多くあります。
    (例)話し声・泣き声・笑い声・飛び跳ねる音など


同じ音でも、顔見知りの人の音は「うるさい」と感じる程度が低く、全く知らない人の音はその反対に「うるさく」感じるようです。また、苦情を言う側は相手方の無神経さに憤慨し、苦情を言われた側は生活に干渉されたことに憤慨することになり、感情問題に発展する可能性もあります。

 

第三者への相談も有効

折り合いがつかないときには、第三者に相談し間に入っていただくこともひとつの方法です。

地方自治体によっては公害担当等相談窓口を設置し、手引書の発行や騒音測定装置の貸し出しなどを行っています。

また、あまりにもひどい騒音の場合は警察に通報して、警察から注意をしてもらうこともできます。

 

裁判所の基本的な考え方は「受忍限度を超えているか」

マンション内の騒音問題では、その騒音が「一般社会生活上受忍すべき限度を超えているか否か」を基準に、違法とされるかどうかが判断されます。

判例では、そもそも受忍限度を超えていると判断したケースは少なく、現状では管理規約の定めがあった場合に慰謝料請求を一部認める程度に止まっています。行為の差し止めなどについては違法性が相当強くなければ困難です。

 

理事会としての対応

騒音問題が発生してしまったら、当事者間で誠意をもって解決していただくことはもちろんですが、管理組合として、ルールを定めたり、第三者の立場でアドバイスすることも必要になります。
したがって、管理規約・使用細則上の規定が必要であり定めがあるということがひとつの基準になると考えられています。

具体的には、次のような方法があります。

  • 使用細則には、できるだけ精神的なものだけでなく具体的なルール(時間の指定)を定める(ただし、組合員の意見を十分反映したルールの設定が肝要です)
  • 広報(掲示・配付等)をして、区分所有者にマナーの徹底を求める
  • 騒音問題等についての行政窓口などの相談機関を把握し、活用する

 

ペットの飼育について

近年、多くのマンション分譲会社がペット飼育可として販売するようになったことから、飼育可能なマンションが増加傾向にありますが、一方でペット飼育不可としているマンションも多くあります。

ペット飼育不可のマンションでのトラブル対応方法

ペット飼育不可のマンションでよくあるトラブル事例は、「ペットを隠れて飼育している人がいる」というものです。このような場合、理事会ではどのように対応すればよいでしょうか。

下記に基本的な対応例をご紹介します。

 

理事長が責任を問われることも

ペット全面禁止のマンションで、組合員が隠れてペットを飼育しており、そのペットが第三者に対し損害を及ぼした場合、理事長は、管理組合の管理者として責任を問われることがあります。
管理者は、組合員に対し、ペット禁止という管理規約を遵守し、維持徹底させる責務があるため(善管注意義務)、ルール徹底を実証できる行為が必要です。
例えば、犬の飼育を中止するよう求めるとか、掲示物等で注意を促すといった行為です。
その行為がないときに管理者責任を問われます。
ただし、飼い主の責任より重くなることはありません。

「一代限り容認」、「飼育可への管理規約変更」の要望がある場合

ペット飼育可能なマンションでのトラブル対応方法

ペット飼育可能なマンションのトラブル事例としては、主に以下の事項があげられます。

  • 鳴き声がうるさい
  • 糞尿が放置されている
  • 館内や敷地内を歩かせている
  • 規定外の大きさ、種類、頭数を飼育している

トラブルの対応方法としては、飼育細則の制定やペットクラブの発足などがあります。

ペット飼育可能なマンションの場合、居住者同士が安心して快適な生活が送れるよう、飼育細則の制定が必要になります。さらに、飼育者のマナーの向上、居住者間のトラブル予防、解決のためにペット飼育者によるペットクラブを立上げることが望ましいといえます。
※新築時の販売当初よりペット飼育可能で、ペットクラブの設立が義務付けられている場合は、ペットクラブの代表者が決定するまでは、理事会が運営業務を行わなくてはなりません。

ペットクラブの立上げフロー
 
 

自転車置場について

自転車置場の運営上の問題としては、主に以下の事項があげられます。

  • 自転車置場のルールが未整備である
  • 自転車置場が足りない
  • 放置自転車がある
  • バイクなど自転車以外の車両が置いてある

 

自転車置場について検討するためのフロー

自転車管理のポイント

1. 自転車の台数が多いマンションでは、自転車置場の管理も大きな仕事になります。

  • 担当理事を選任することを検討します。

2. 不要自転車を処分します。

  • 不要自転車及び放置自転車を明確化し処分します。
  • 粗大ごみとして処分する、あるいは引き取り業者等の利用を検討します(処分費用がかかる場合があります)。

3. 管理ルールを周知徹底します。

  • 自転車管理のルールを明文化します。
  • 自転車置場使用に関する定めやルールを管理規約、使用細則へ反映します。

4. 使用料が無料の場合は有料化の検討をします。

  • 使用料を検討します。
  • 使用料の徴収方法を検討します(賃借人の徴収方法も含めて検討する必要があります)。

参考 不要自転車と放置自転車の処分の流れ

処分の対象となる自転車の種類

不要自転車とは
所有者が判明している自転車で、現在使用されていないものをいいます。

放置自転車とは
内部、外部を問わず、所有者不明で放置されているものをいいます。
これらの不要自転車と放置自転車の処分を検討し、対処することが重要です。

不要自転車を処分するまでの流れ

  1. まずは掲示等で自主的な処分をお願いします。
  2. 所有者に確認の上、使用しないのであれば所有者に処分を依頼します。

放置自転車(所有者不明の自転車)を処分するまでの流れ

  1. 放置されている自転車そのものに、傷や汚れが付かないよう注意し、貼り紙等で処分のお願いをするとともに掲示や配付で所有者の確認をします。

  2. 交番(警察)に盗難車かどうかの確認をします。

    盗難届が出されている場合:
    盗難届が出されていれば、交番(警察)から所有者に連絡がいきます。

    盗難届が出されていない場合:
    自転車置場内の見やすいところに「放置自転車の処分のお知らせ」を最低1ヶ月以上掲示します(掲示板への掲示だけでは告知不足のおそれがあります)。
    処分の方法と期日を明記し、後日の苦情に対し対応できるよう配慮しておきます。

  3. 掲示期間終了後は、賠償責任などのリスクを考慮した上で処分します。地方自治体により申し込み先と処分料金が異なりますので、お住まいの自治体への確認が必要です。
     

関連ページ

駐輪場・駐輪場運営

 

個人情報保護と管理組合活動の関係は?

個人情報とは

個人情報とは生存する個人に関する情報で特定の個人を識別可能なものです。

特定の個人が識別される、または識別可能な情報であり、氏名・住所・生年月日(年齢)やその他の記述、また個人別につけられた番号、記号その他の符号、画像、もしくは音声によって当該個人を識別できるものなど、紙やデータだけでなく、口頭や映像も含まれます。マンションの中に防犯カメラを設置している場合には、このカメラの映像も個人情報にあたります。

 

管理組合・理事会・理事と管理会社との連携が不可欠

管理組合の個人情報保護は、管理会社だけで実現できるものではありません。管理組合・理事会・理事の方々との連携が不可欠です。

マンションの管理組合運営に関係する個人情報は、管理組合が区分所有者、居住者の方から収集し、それを管理会社に預託するという流れになります。大和ライフネクストにお預けいただいた情報は、厳格な管理体制のもと、適切に取り扱いいたします。しかし、当事者である管理組合としても保有している個人情報の取り扱いには注意が必要です。

 

管理組合の取り扱う個人情報

管理組合の取り扱う個人情報には次のようなものがあります。

  • 区分所有者、居住者の方々の住所、氏名、電話番号等が記載された「区分所有者変更届」「居住者名簿」などの各種届出書
  • 駐車場、駐輪場等の賃貸借契約書
  • 未収金の収納状況について記載された滞納者状況報告書
  • 個別のお部屋に関する指摘事項が記載された各種点検報告書
  • メールボックス以外の場所にある部屋番号や名前の表示板
  • 防犯カメラの映像を録画したHDD等の記録媒体(再生する場合の取り決めも必要)

 

原則として、個人情報の記載された書類等は「施錠できる場所」での保管を推奨します。

 

その他の注意点

  • 理事会のメンバーなどでメールのやり取りをする際は、メールを送信する前に、正しいメールアドレスかどうか、メールが本人に届くかどうかの送信確認を行いましょう。
  • 複数の方にメールを送信する際、お互いのメールアドレスをご存知ない場合もあります。必ずメールアドレスは「bcc(送信先アドレスが非表示)」に入力するようにしましょう。
  • 個人情報の含まれる廃棄書類はシュレッダーにかけるか、細かく裁断して捨てるようにしましょう。
  • 年数が経過するにつれて書類も増えていきます。区分所有者でなくなった方の届出書類などは保管年限を決めて処分するようにしましょう。
  • 個人情報を提供されたご本人から自分の情報の削除を求められた場合には、それに応じなければなりません。
 

 

個人情報を収集する目的

個人情報を収集する場合には、その目的を明らかにして収集することが必要です。

管理組合でアンケート調査を実施する場合には、その文末に「個人情報は、○○○(なるべく具体的な表現)以外の目的に使用することはありません」という記載を加えるとよいでしょう。

例えば、管理組合で自転車置場の増設を検討している場合に、自転車の保有台数やその自転車を通勤通学に利用しているかを調べるアンケートを実施するとします。回答する方は「家族構成がわかってしまう」「学生であることがわかってしまう」などの不安があります。しかし「自転車置場の必要台数を調査する目的以外には使用しません」という記載があれば、安心して回答することができます。目的の調査が終了したら、必ずアンケートは適切な処分を行ってください。

「理事会以外に修繕の専門委員会を作りたいが、専門知識を有する方はいないだろうか?勤務先を調べてみよう」といった場合にも、緊急時の連絡先として収集した勤務先の情報を使用して、建築関係の会社に勤務する方を調査することはできません。

 

事業者と契約を締結する場合

管理組合内だけでなく、管理組合と関係のある会社にも個人情報の保護を求める必要があります。修繕工事や点検など、管理組合が直接事業者と契約を締結する場合には、「守秘義務」に関する条文を契約書に挿入するようにしましょう。

(例)
甲及び乙は、業務に関して知り得たいかなる事項についても第三者に漏洩してはならないものとします。この工事を終了した後も同様とします。

なお、管理組合と大和ライフネクストとの管理委託契約書には「守秘義務」の条文が記載されています。お客様より他のお客様の情報開示を求められた場合、お応えできない場合があります。

管理組合の規定をつくることも有効な手段のひとつです。

多くの管理組合は、理事が毎年交代するため、個人情報保護の規定を設けておくことも有効です。具体的な取り扱い方法を明文化しておけば、次期理事会でも迷うことはありません。また、居住者にとっても適切に個人情報が取り扱われているという安心感につながります。

管理組合の個人情報の取り扱いについて、規約や細則に定めることも可能です。

大規模修繕工事に向けて知っておきたいこと

将来必要になる工事

約5年~10年毎に行う工事

  • 各種鉄部塗装
  • 鉄骨階段塗装
  • 機械式駐車場塗装(屋外設置)
  • 木部塗装(ウッドデッキなど)
  • 給水ポンプ分解整備
  • 排水ポンプ交換
  • 防犯カメラ交換
  • 受水槽・高架水槽保護塗装
■調査診断
  • 建物調査診断

約10年~15年毎に行う工事

  • 外壁塗装
  • シーリング防水
  • 屋上防水
  • 傾斜屋根修繕
  • ルーフバルコニー防水
  • バルコニー修繕
  • 共用廊下修繕
  • 共用階段修繕
  • 機械式駐車場塗装(屋内設置)
  • 鉄骨階段塗装(屋内設置)
  • 給水ポンプユニット交換
■調査診断
  • 給水管調査診断

約15年~20年毎に行う工事

  • 給水管(量水器まわり)更新
  • 給水管(共用竪管)延命
  • 共同視聴設備(アンテナ)交換
  • インターホン設備交換

約20年~30年毎に行う工事

  • 自転車置場設備交換
  • 給水管(共用竪管)更新
  • 受水槽・高架水槽交換(屋外設置)
  • 照明器具交換
  • 避雷針設備交換
  • 機械式駐車場設備パレット交換(屋外設備)
  • 宅配ボックス交換
 ■調査診断
  • 電気設備調査診断
  • 建物調査診断

30年以降に行う工事

  • 受水槽交換
  • 機械式駐車設備パレット交換(屋内設備)
  • エレベーター交換
  • 受変電設備交換
  • 配電設備交換
  • アルミ建具・手すり金物等交換
  • 外構まわり舗装等全面改修
  • 排水管更新
■調査診断
  • 排水管調査診断
  • 給水管調査診断

大規模修繕工事の流れ

大規模修繕工事の流れ 詳しく見る

 

大切な管理組合の資産をどう運用したらよいだろう?

イメージ

修繕積立金などの管理組合の大切な資産。大規模修繕工事などに備えて、大切に保管、運用しておきたいものです。運用にあたっては、まず何を重視するのかを確認しましょう。安全性を重視し、資産を守るのか、少しでも利息を得たいのか、などにより運用商品の選定は少しずつ異なります。

 

管理組合での運用商品例

管理組合での資産運用の例として以下のようなものがあります。商品の内容、利率は変動しますので、検討の際には担当者にご確認ください。

定期預金

一定期間預けることを前提とした預金です。預け入れ期日の到来日を満期日といいます。満期日に同じ期間での自動継続が可能で、期間を変更する場合は解約し、新しい期間で作成する必要があります。継続しない満期型もあります。

マンションすまい・る債

マンション管理組合のための利付債券です。1口50万円より購入が可能です。新規の場合は、年1回の募集期間に申し込みが必要で、その後は毎年同額を9回購入できます(新規購入を含めて合計10回)。毎年購入すると、10年債が1本ずつ増えることになります。購入開始より10年後から1本毎に満期を迎えます。

管理組合での運用

大和ライフネクストで管理している管理組合での運用商品は、銀行普通預金が7割弱、「銀行定期預金」が1割程度、「マンションすまい・る債」が2割程度です。
大規模修繕工事の予定など支出時期を検討しながら運用商品を選択されるとよいでしょう。

管理組合と災害への備え

地震等による建物の被害事例

マンション設備の被害事例

二次被害防止事例

コミュニティで取り組む震災対策

大和ライフネクストのマンション防災サービス